健康診断の連名簿って知っていますか?

複数人を一枚にまとめた報告書の事です。

一般的にはこの連名簿は多くの人が目にするものではなく、健康診断の結果を管理するポジションにある人が管理のために持つことになるのが一般的です。私の職場ではA3サイズの用紙に5~8人程度が並んで掲載される様式を利用しています。

健診結果の管理も書類が多いと邪魔になりますので、この連名簿は結構人気があるというか、多くの職場で必要とされてきました。

しかしながら、この連名簿は私の職場ではそう遠くない将来に廃止する予定になっています。それは法律に関する事情から・・と言うことなのです。現在多くの健診業者がこの連名簿を作成している状態ですから、おや?と思う人も多いことでしょう。

健康診断に関連する法律にはこうあります。

労働安全衛生規則第51条

「健康診断個人票(様式第五号)を作成して、これを五年間保存しなければならない。」

ここで言う様式第五号は厚生労働省のウェブサイトで確認することが出来ますが、この様式の内容を満たす者であれば健診機関の発行する結果でも構わないとされています。そのため大抵の健診機関の結果報告書で代用が可能です。

ここでは明確に個人票と言う言葉が使われているのですが、一枚の紙に複数名の結果が記載されている連名簿は個人票とはみなさないというのが労働基準監督署の見解のようです。

スペースを取らない画期的な発明の様に利用されてきた連名簿ですが、法的に健康診断の結果の管理方法として最適なものではないということが分かっていますので、今後推奨することは出来そうもありません。明確に連名簿では健診結果を適切に管理しているとは言えないという判断が下されているケースも少なくないのです。

そんなわけで法的に役に立たない連名簿は、今後消えていく運命にあるでしょう。別に持っていることが悪いというわけではありませんが、持っていても監督署の監査の際に役に立たないものであるということを理解しておくべきです。私たちもそんなものを商品としてお渡しすることは考えておらず、今後は電子データでの提供を視野に入れて準備を進めています。

例えば個人に渡す結果報告書をPDFなどの様式で画像化して管理するということも適切な管理方法の一つに数えられています。そのため今後は連名簿に変わってPDFなどを始めとする画像データでの提供が一般的になっていくと考えているのが私の勤め先だったりします。どうなるかは、まだ誰にもわかりませんけどね。

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