健康診断の控えをデータ化する案について

紙の管理なんてもう古い!

実はこんなことを考えている会社の担当者さんは多いのではないでしょうか。私の勤め先でも会社の控えは紙で作成するのが一般的です。それがこれまでの常識でしたし、ごく普通の事だったのです。

ただ・・そんな会社の担当者さんとお話をすると意外なことが見えてきたりもします。それはサイズが大きくて管理上邪魔であったり、紙では管理が困難なのでPDFなどの様式にデータ化するという方法を採用していることが結構あるのです。

私たちとしてはわざわざデータを紙にコストをかけて打ち出しているにもかかわらず、現場で必要としているのは実はデータであったということが最近になって見えてきた部分があるのです。

そんな話を聞いた報告書の作成の現場はこう言いました。

「それ、もっと早く言ってよ・・・」

ここで気になるのは、実は会社の意向ではなくほうてきにPDFなどのデータ管理で良いのかどうかと言うことです。法律には健康診断の結果は個人票で管理する様に書かれているのですが、これはパソコンなどが一般的ではない時代のものです。実際にどうなのかは労働基準監督署に確認です。

お返事についてですが、

「別にいいですよ」

と非常に軽い感じでした。勿論明文化されているものではなさそうですので判断は自分の所属する監督署に確認してくださいね。

私が確認した範囲では以下の様な感じでした。

*紙の管理に代えてPDFなどの電子データでも良い

*法律では個人票での管理となっているので、一人一枚の様式であるべき

*単なるデータではなく、本人に通知した結果と同一のものが望ましい

*医師の意見については個人票に管理するのが望ましいため、データ化するのであれば転記したうえでデータ化することが望ましい。

*医師の意見と結果データを別管理するのは禁止される内容ではないが、必要な時にいつでも簡単に参照することが出来るように管理する必要がある。

色々と言われましたが、別にデータでも良いということです。但し必要な時にすぐに調べることが出来るような管理方法でなければならないということです。それが出来ているかどうかを監督署の監査の際に確認するということのようです。

関連する話ですが、多くの健診機関が提供している連名簿と呼ばれる1枚の紙に複数の人物の結果が併記されている様式については法の求める個人票には当たらないということが明確に言われました。現在ではどこでも出していると思いますが、今後はその役割を果たさなくなっていくかもしれませんね。

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