健診機関におけるFAXと個人情報

本当にいろいろなものが出てきます。

世界的に見てFAXというものは時代遅れなものらしく、あまり活用されていないそうですが、日本においてはビジネスの現場でも大活躍をしています。職場の複合機にはFAX機能がついているのですが、毎朝出勤するとかなりの数の資料がたまっています。これってFAXから出てきた資料なんですよね。

私の目から見て、FAXでないと困るものというのは存在していません。そのように感じています。しかしながらどうしてFAXを使うのでしょうか。そんなことを思ったので少し調べてみました。

まず、FAXから発掘されたのは以下の資料でした。

①健康診断受診者名簿

②読影結果

③予約変更の依頼

④チラシ

⑤その他(クレーム・届け出・各種資料、など)

個人的にはどれもメールでいいじゃんと思う内容でした。関係者に聞くとFAXでお願いしますなんて言ったことはないそうですが、FAXで来るのだそうです。

FAXって便利なようで紛失のリスクもありますし、誤発信のリスクもあります。そもそもメールのようにわかりやすく記録が残らないこともありますので管理上は厄介な存在です。それでもFAXが使われる背景には何かメリットがあるんでしょうけどね。

①の名簿は本当にメリットがないです。白紙に手書きしたと思えるような名簿もあり、パソコンが得意ではない方にとっては便利な仕組みなのかもしれません。それなら電話でいいじゃんと思ったりもしましたが、送信時間が早朝だったりします。

事務員に聞いたら電話だと断られるのでFAXで一方的に送ってくることもあるとかないとか。予約してないですけどいいですよね?と手書きで書かれていたこともあるとかないとか・・。闇が深いです。

②は個人名など照合可能な情報はないので個人情報には当たらないのかもしれませんが、何か危うさを感じます。他に良い方法はないのだろうかと思ったりもするのですが担当外なのでそっと戻しました。

③は早朝で電話がつながらないので送ってきたような感じでした。一方的に変更内容が書かれているのですが、これってどうしているんだろうと思います。

④は聞いたこともない会社の広告なんかですね。人材の募集などをすると頼んでもいないのに紹介会社からすごい数のFAXが送られてくるそうです。まぁ、逆効果な気がしますが・・・。

⑤はよくわからないものが色々あったので書いてみました。私が見た時にはありませんでしたがかつて有給の申請がFAXで届いたり、源泉徴収票がFAXから出てきたこともあるのだとか。またはクレームなんかが送り付けられたこともあるそうです。

感想としては個人情報だらけでびっくりしましたね。医療機関は受け取る側なのでどうすることもできないのですが、受け取ったFAXがそのまま神として排出される仕組みも見直した方が良いような気がした今日この頃です。

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