世の中は電子データ化の時代

結果は電子媒体でもらえませんか?

最近になってこの様な申し出が少なくありません。個人の方はそんなことは言いませんが、会社の担当者の立場ですと従業員の健康診断の結果を紙で管理するのは時代遅れであるという考え方を持つケースが多くなって活きているようです。

そんなわけで最近一番多いのが会社の控えとしては紙の報告書とエクセルなどの電子媒体にまとめた健診結果データの一覧をセットで添えるパターンです。この組み合わせが一番喜ばれるというのが実情です。

法的にどうなの?

恐らく知っておきたいのはここだと思います。私も案内をしたは良いけれど後から監督署の監査の際に怒られるようなことはしたくないのです。そのため定期的に確認を入れています。ここで確認しておきたいのは会社として健康診断の結果として控えておくべきものは何なのか、です。

例によって法律には具体性に欠ける表現で書かれていますのであまり参考にはなりません。多くの場合医療機関が提供している内容なら安心だというものがありますので、サービスを提供する側がしっかりとした知識を持っていなければならないと思っています。

結論から言えば、以下の通りとのことでした。

① 会社で管理すべきは法定項目を満たす健康診断の結果

② 様式は法定項目を満たすものであればどの様なものでも良い

③ 一人一枚の様式であること

④ 所見がある場合には医師の意見を聞くこと

⑤ 管理する上で紙である必要はない

以上は法律の中にあるものではありません。所轄のとある労働基準監督署に問い合わせをした結果です。ここから導き出される回答としては、今のやり方に拘らなくても良いのかな、と言う点でした。少し前までは紙での管理に拘るケースもありましたが、時代の移り変わりもあり考え方が変わってきているようです。

ただし、条件付きでしたよ

まず①についてですが、厳密には法定項目のみだそうです。多くの場合、それ以上の内容を実施していると思いますし、私たち医療機関側もより充実した内容を推奨していますので人間ドックの場合だってあります。その場合、一人一人に情報提供の同意を取るのが望ましいそうです。個人情報の扱いについては厳格なんですね。ここまで考えてない会社さんの方が多いと思います。

②については律義に指定様式に転記をしているケースが実際にあるのですが、その対応は不要とのことです。まじめな会社さんはしっかり転記しているのですごく言いにくいですが、それ、やらなくていいそうですよ。

③はちょっと意外です。連名簿という一枚の紙に複数人の結果がまとまっている様式は厳密にはダメなのだそうです。ここは注意しておいた方が良いでしょう。本人と同じk別の結果報告書であることが求められるとのこと。連名簿なんてどこでもありますが、役に立つ書類ではないのですね。

④のこれは念押しされましたが、健康診断を行って終わりではなく、所見があった人に対してはどうするべきか医師の意見を聞くところまでをやることが大切です。医師の意見と言うのは健康診断を行う医師ではなく、産業医なのでご注意を。

⑤は今後活用したいです。紙での報告書は場所も取りますし時代遅れだと常々思っていました。電子媒体での管理でも良いのであれば非常に助かります。その際に注意しなければならないのは改竄することが出来ない様式(例えばPDF)であることを推奨するとのことです。今国会のHOTな話題ですが、改竄を疑われることの無いような形にする必要があるそうです。世の中ペーパーレス、電子媒体で管理するのも良いかもしれませんね。

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